Zukunft sichern – Effizienz steigern

Es ist einer dieser Aufträge, die einen prägen. Ein produzierender Mittelständler in Bayern, gut aufgestellt im Markt, gesunde Auftragsbücher – aber die Finanzfunktion war innerhalb weniger Monate vollständig ausgeblutet. Eine Buchhalterin in Elternzeit. Eine in den Ruhestand. Ein Controller hatte gekündigt, der zweite folgte ihm in den Ruhestand. Den verbliebenen Buchhaltern wurde es zu viel – sie gingen ebenfalls. Aus ursprünglich fünf Buchhaltern und zwei Controllern war faktisch niemand mehr da.

Das war aber nur der akute Anlass. Als ich mir das Unternehmen genauer anschaute, fand ich darunter zwei strukturelle Probleme, die jahrelang unter dem Personalmangel verdeckt geblieben waren. Erstens: Lagerbestände, sinnfrei aufgebaut. Einzelne Artikel hatten eine rechnerische Reichweite von über 1.000 Jahren. Niemand hatte das gemerkt, weil es niemanden gab, der hingeschaut hätte. Zweitens: Forderungen von 3 Mio. €, ausstehend, ohne systematisches Mahnwesen. Und drittens, das Heimtückischste: Das Unternehmen hatte in den vergangenen Jahren ausgereichte Bürgschaften herausgegeben, die im Hintergrund den Liquiditätsrahmen bei der Hausbank belasteten – ohne dass es jemand transparent gemacht hatte.

Wir haben das in mehr als zwölf Monaten Schritt für Schritt aufgelöst. Zuerst digitalisiert: Eingangsrechnungen kommen seitdem per E-Mail direkt ins System, werden nach Freigabe automatisch verbucht. Bankumsätze werden nicht mehr abgetippt, sondern automatisch geladen und gebucht. Dann die Bürgschaften: an einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert – das schonte die eigene Liquidität sofort spürbar und trennte den Bürgschaftsrahmen vom operativen Bankenlimit.